4. PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN RINGKASAN

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

RINGKASAN

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian,  akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.

Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.

Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

A. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur

Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.

Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur-eksposur Umum

Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:

1. Biaya-biaya berlebihan
2. Pendapatan menurun
3. Kehilangan Aktiva
4. Akuntansi yang tidak akurat
5. Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
6. Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
7. Kerugian kompetitif
8. Penipuan dan penggelapan, seperti:

-         Kejahatan kerah putih

-         Penipuan Manajemen

-         Pelaporan keuangan yang keliru

-         Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi

- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 

- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.

- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.

- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.

Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen

Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.

Jaminan Yang Memadai

Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

a.      Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :

-         Filosofi dan gaya operasional manajemen

-         Struktur organisasi

-         Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya

-         Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab

-         Metode-metode pengendalian manajemen

-         Fungsi audit intern

-         Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian

-         Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

b.      Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan

c.       Prosedur-prosedur pengendalian

Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

-         Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

-         Prosedur-prosedur oprasi umum

-         Masalah pengendalian peralatan

-         Pengendalian peralatan dan akses data

Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :

       Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.

Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.

Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.

Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.

         Prosedur-prosedur oprasi umum

Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.

Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.

b.Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.

Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

Ref : http://anissa-k.blogspot.com/2012/05/sia-dalam-proses-transaksi-dan-struktur.html 

Pertanyaan :

1. Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yng umum antara lain ?
     a. biaya-biaya berlebihan                            c. kehilangan aktiva
     b. pendapatan menurun                              d. semua jawaban benar

2. Siklus-siklus apa saja yang terdapat pada tujuan dan pengendalian siklus transaksi, kecuali ?
    a. siklus pendapatan                                    c. siklus keuangan
    b. siklus pemborosan                                   d. siklus pengeluaran

3. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan adalah pengertian dari ?
    a. siklus keuangan                                       c. siklus produksi
    b. siklus pendapatan                                    d. siklus pengeluaran

4. Konsep struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premis utama yaitu ?
5. Sebutkan tugas-tugas pokok yang terdapat dalam system akuntansi ?

Jawaban :

1. D. Semua jawaban benar
2. B. Siklus pemborosan
3. D. Siklus pengeluaran
4. Tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai
5. Mengumpulkan, Menganalisa, Mencatan, dan Melaporkan

3. Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Pengenalan Pemrosesan Transaksi 

3.1. Arus Transaksi : Tinjauan Sekilas

Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
Mereview karyawan operasional dan manajemen.
Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem. 

3.2 Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi :

Masukan

Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

Penyimpanan
Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

3.3 Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan

Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu.
Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
Sifat dan tujuan organisasi
Karakteristik struktural dan fungsional
Tata letak fisik, produk dan jasa
Orang yang mengoperasikan sistem

Model dasar akuntansi berpasangan hanya berisi 3 rekening :
Aktiva
Utang
 Modal 

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. 

        Tujuan pengkodean :

        Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

        Meringkas data

        Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

        Menyampaikan makna tertentu

        Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

        Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

        Kode Angka Blok (block numerical code)

        Kode Angka Kelompok (group numerical code)

        Kode Angka Desimal (decimal code)

        Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)  

      3.5 Perancangan Formulir dan Pertimbangan Penyimpangan Catatan

       Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

        Tujuan dari formulir :

        Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

        Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.  


  Ref : http://hrmy.blogspot.com/2011/11/pengenalan-pemrosesan-transaksi.html 

  

           Pertanyaan :

1.      Sebutkan komponen-komponen system pemrosesan transaksi ?

2.      Apa yang dimaksud keluaran pada komponen system pemrosesan transaksi ?

3.      Sebutkan contoh dokumen keluaran yang dihasilkan oleh system ?

4.      Model dasar akuntansi berpasangan berisi 3 rekening yaitu ?
a. Modal, Aktiva, Saham                    c. Utang, piutang, giro
b. Aktiva, Utang, Modal                     d. Modal, Saham, piutang

5.      Tujuan pengkodean pada system kode Akun untuk pemrosesan transaksi, kecuali ?
a. Meringkas data
b. Menyampaikan makna tertentu
c. Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
d. Semua jawaban benar

Jawaban :

       1. Masukan, Penyimpanan, Keluaran
2. Dokumen apapunyang dihasilkan oleh system
3. Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional
4. B. Aktiva, Utang, Modal
5. D. Semua jawaban benar