2. Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.

Penggunaan teknik – teknik sistem

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
  Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
  Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
  - Pengawasan Lingkungan
  - Sistem Akuntansi
  - Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

• Pengujian Ketaatan
  Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
  Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja
  Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
  Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

• Analisis Sistem
  Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem
  Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem
  Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)
  Merupakan alat yang digunakan untuk :
  a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
  b.      Mendesain sistem baru
  c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
  1.      Dokumen flowchart
  2.      Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen
  Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
  Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
  a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
  b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
  c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
  d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem
  Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
  -  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
  -  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
  -  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program
  Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
  Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
  1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
  2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
  3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
  4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
  5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)
  Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
  Elemen dalam suatu DFD :
  a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
  b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
  c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
  d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO
  - Bagan IPO
  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
  - Bagan HIPO
  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

      
         Ref : http://siswaddi.wordpress.com/2010/10/14/teknik-dan-dokumentasi-sistem/

Pertanyaan :                    

1. Apa tujuan dari pengujian ketaatan pada penggunaan teknik-teknik system dalam auditing ?
2. Apa yang dimaksud dengan evaluasi struktur pengendalian intern ?
3. Mencakup apa sajakah implementasi system pada penggunaan teknik system dalam pengembangan system ?
4. Sistem apa sajakah yang terdapat pada penggunaan teknik system dalam pengembangan system, kecuali ?
   a. Analisis system                    c. Menganalisa sistem
   b. Desain system                     d. Implementasi system
5. Bagan–bagan apa saja yang terdapat pada teknik-teknik system ?
   a. Bagan arus (flowchart)        c. Jawaban a dan b benar
   b. Bagan arus dokumen          d. Jawaban a dan b salah

Jawaban :

1. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi melalui efektifitas dan menguji     kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi
2. Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai
3. Mencakup aktivitas actual dan mempraktekkan desain system yang telah dibuat
4. C. Menganalisa system
5. D. Jawaban a dan b benar

1. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 

1.1. Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

- Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi.
- Fungsi sistem informasi adalah bertanggung jawab atas pemrosesan data. Otomatisasi kantor menguraikan penggunaan teknologi elektronik di dalam kantor atau tempat kerja.
- Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan putusan dan kolaborasi antar bagian.
- Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum: analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.

jenis-jenis Sistem informasi.
1. Sistem informasi akuntansi
2. Sistem informasi keuangan
3. Sistem informasi manufaktur
4. Sistem informasi sumber daya manusia

Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan sistem yang efektif. Masalah-masalah manajemen proyek, masalah organisasional dan teknikal akan dihadapi dalam suatu implementasi sistem informasi.

1.2 Siklus Pemrosesan Transaksi
Aktivitas perusahaan dalam suatu organisasi juga dapat dipandang dengan cara yang berbeda,yaitu dengan pendekatan siklus transaksi.Siklus secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis kedalam empat siklus akuntansi bisnis :
1.Siklus pendapatan,kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.
2.Siklus pengeluaran,kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.
3.Siklus produksi,kejadian yang terkait dengan tranformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.
4.Siklus keuangan,dimana kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengolahan dana termasuk kas.

Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.Sistem aplikasi memproses transaksi yang saling terkait secra logis.Pada model siklus transaksi,selain keempat siklus tersebut ada siklus kelima ayitu siklus pelaporan keuangan dimana siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan.
Proses Pengendalian Internal,dimana mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisasi tersebut.Salah satu tanggung jawab utama menejemen adalah stewardship.
Elemen Proses pengemdalian Internal,dimana pengendalian ini merupakan satu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atastercapainya tujuan yaitu :
1.Efektiovitas dan efisien operasi perusahaan.
2.Reliabilitas pelaporan keuangan.
3.Kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada.

Pengendalian internal juga menuntut adanya pencatatan yang memadai dalam upaya menjaga kekayaan perusahaan dan menganalisis pelaksanaan tanggung jawab.Konsekuensinya semua catatan harus memungkinkan adanya pengecekan antara area pertanggung jawaban.Tanggung jawab untuk satu transaksi yang berhubungan harus dibagi-bagi.

Pemisahaan fungsi-fungsi akuntansi,dimana penting untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau depertemen yang mengelola catatan akuntansi yang terkait dengan operasi aktivitas mereka.Satu pendekatan yang lumrah adalah mendelegasikan fungsi akuntansi ke controller dan fungsi keuangan ke tangan bendahara.

Fungsi Audit Internal,menyadari bahwa pentingnya dan kompleksnya pengendalian internal yang memadai dalam organisasi yang besar telah menyebabkan terjadinya evolusu audit internal sebagai alat pengendalian atas semua pengendalian internal yang ada dalam organisasi.Audit internal bertugas memonitor dan mengevaluasi kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

1.3. Akuntansi & Teknologi Informasi

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi  telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar.
Sistem Informasi akuntansi,dimana sistem berbasis computer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi.

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukungoperasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

1.4 Akuntansi dan Pengembangan

Siklus Pengembangan Sistem
Untuk dapat merancang sebuah Sistem InformasiAkuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem.
- Perencanaan (Planning)
- Analysis (Analsis)
- Perancangan (Design)
- Implementasi (Implementation)
- Pascaimpelementasi (Post Implementation)
2. Siklus Akuntansi
3. Siklus Transaksi
Karakteristik Pengembangan Sistem bertujuan untuk :
- Untuk meningkatkan kualitas informasi.
- Untuk meningkatkan pengendalian internal.
- Untuk meminimalkan biaya,jika memungkinkan.

Pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadministrasi proyek sistem.Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan sistem yang efektif dan teratur.Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdiri dari enam tahap yaitu :
- Menatapkan tujuan system.
- Menyusun berbagai alternative solusi.
- Meanalisis system.
- Desain system.
- Implentasi system.
- Evaluasi system. 


Ref : http://pinker-galz.blogspot.com/2011/10/1-tinjauan-sekilas-sistem-informasi.html 

Pertanyaan :

1. Apa yang dimaksud dengan system informasi Akuntansi ?
2. Sebutkan fungsi dari system informasi ?
3. Sebutkan jenis-jenis system informasi ?
   a. system informasi Akuntansi
   b. system informasi keuangan
   c. system informasi keamanan
   d. system informasi manufaktur
4. Tujuan dari system informasi adalah ?
   a. membantu pengembangan software
   b. membantu pengembangan system yang efektif
   c. meringankan tugas programmer
   d. mempersulit pengembangan system
5. Karakter pengembangan system bertujuan untuk ?
   a. menetapkan tujuan system
   b. menganalisis system
   c. menyusun berbagai alternative solusi
   d. semua jawaban benar

Jawaban :                                            

1. Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi
2. Bertanggung jawab atas pemrosesan data
3. C. Sistem informasi keamanan
4. B. Membantu pengembangan system yang efektif
5. D. Semua jawaban benar