3. Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Pengenalan Pemrosesan Transaksi 

3.1. Arus Transaksi : Tinjauan Sekilas

Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
Mereview karyawan operasional dan manajemen.
Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem. 

3.2 Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi :

Masukan

Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

Penyimpanan
Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

3.3 Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan

Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu.
Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
Sifat dan tujuan organisasi
Karakteristik struktural dan fungsional
Tata letak fisik, produk dan jasa
Orang yang mengoperasikan sistem

Model dasar akuntansi berpasangan hanya berisi 3 rekening :
Aktiva
Utang
 Modal 

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. 

        Tujuan pengkodean :

        Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

        Meringkas data

        Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

        Menyampaikan makna tertentu

        Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

        Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

        Kode Angka Blok (block numerical code)

        Kode Angka Kelompok (group numerical code)

        Kode Angka Desimal (decimal code)

        Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)  

      3.5 Perancangan Formulir dan Pertimbangan Penyimpangan Catatan

       Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

        Tujuan dari formulir :

        Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

        Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.  


  Ref : http://hrmy.blogspot.com/2011/11/pengenalan-pemrosesan-transaksi.html 

  

           Pertanyaan :

1.      Sebutkan komponen-komponen system pemrosesan transaksi ?

2.      Apa yang dimaksud keluaran pada komponen system pemrosesan transaksi ?

3.      Sebutkan contoh dokumen keluaran yang dihasilkan oleh system ?

4.      Model dasar akuntansi berpasangan berisi 3 rekening yaitu ?
a. Modal, Aktiva, Saham                    c. Utang, piutang, giro
b. Aktiva, Utang, Modal                     d. Modal, Saham, piutang

5.      Tujuan pengkodean pada system kode Akun untuk pemrosesan transaksi, kecuali ?
a. Meringkas data
b. Menyampaikan makna tertentu
c. Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
d. Semua jawaban benar

Jawaban :

       1. Masukan, Penyimpanan, Keluaran
2. Dokumen apapunyang dihasilkan oleh system
3. Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional
4. B. Aktiva, Utang, Modal
5. D. Semua jawaban benar

2. Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.

Penggunaan teknik – teknik sistem

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
  Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
  Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
  - Pengawasan Lingkungan
  - Sistem Akuntansi
  - Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

• Pengujian Ketaatan
  Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
  Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja
  Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
  Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

• Analisis Sistem
  Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem
  Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem
  Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)
  Merupakan alat yang digunakan untuk :
  a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
  b.      Mendesain sistem baru
  c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
  1.      Dokumen flowchart
  2.      Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen
  Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
  Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
  a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
  b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
  c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
  d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem
  Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
  -  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
  -  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
  -  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program
  Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
  Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
  1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
  2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
  3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
  4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
  5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)
  Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
  Elemen dalam suatu DFD :
  a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
  b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
  c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
  d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO
  - Bagan IPO
  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
  - Bagan HIPO
  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

      
         Ref : http://siswaddi.wordpress.com/2010/10/14/teknik-dan-dokumentasi-sistem/

Pertanyaan :                    

1. Apa tujuan dari pengujian ketaatan pada penggunaan teknik-teknik system dalam auditing ?
2. Apa yang dimaksud dengan evaluasi struktur pengendalian intern ?
3. Mencakup apa sajakah implementasi system pada penggunaan teknik system dalam pengembangan system ?
4. Sistem apa sajakah yang terdapat pada penggunaan teknik system dalam pengembangan system, kecuali ?
   a. Analisis system                    c. Menganalisa sistem
   b. Desain system                     d. Implementasi system
5. Bagan–bagan apa saja yang terdapat pada teknik-teknik system ?
   a. Bagan arus (flowchart)        c. Jawaban a dan b benar
   b. Bagan arus dokumen          d. Jawaban a dan b salah

Jawaban :

1. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi melalui efektifitas dan menguji     kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi
2. Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai
3. Mencakup aktivitas actual dan mempraktekkan desain system yang telah dibuat
4. C. Menganalisa system
5. D. Jawaban a dan b benar